Proje insan ve insan disi kaynaklarin bir amaci gerceklestirmek icin belirli zaman kisitlamasi icinde bir organizasyon dahilinde bir araya getirildikleri ,bu belirli projenin sonunda ise baska yerlere tahsis edildikleri bir surectir.

Gunumuzun refahini olusturan butun sanayi uretim araclari, binalar ,butun mamuller, etrafimizda gordugumuz her sey cesitli projelerin urunleridir.

Bir projenin amaci bir fayda saglamak,bir ihtiyaci gidermek ve bir probleme cozum bulmaktir.

Tarihin ilk caglarindan beri cesitli projeler gerceklestirilmisse de bunlara ait bilgilerin korunmamasi ve buyuk capli projelerin sayica cok az olmasi sebebiyle projeleri zaman ,maliyet ve performans kisitlari icinde “basarili” tamamlamayi hedefleyen Proje Yonetimi disiplininin gelismesi ancak II.Dunya Savasi’ndan sonra olmustur. Ozellikle CPM,PERT metodlarinin gelistirilmesi Proje Yonetimi’nde verimliligi arttirmistir.

Proje Yonetimi , pek cok fen alani ile iliskilidir; Matematik,Yoneylem Arastirmasi, Sosyal ve idari bilimler, cesitli muhendislik dallari projelerin yonetiminde kullanilir.

Bir projenin basarili sayilabilmesi icin hedefe ulasilmis olmasi ve bunun maliyet,tarih ve performans toleranslari icinde yapilmis olmasi gereklidir.

Basarili bir projenin en temel ozelligi iyi bir planlama surecinin ardindan mukemmel bir icra ve kontrolle sonuclandirilmasidir.

Proje Yonetimi’nin hem tek tek isletmelerin hem de tum ulkenin kalkinmasinda onemi vardir,bu kit kaynaklarin en verimli alanlara aktarilmasi ve en kisa zamanda ,en az maliyetle bitirilmesini saglayabilecek yetenekte olmasindan kaynaklanir.

Bu tekniklerin ogrenilmesi ve amca uygun,etkili sekilde kullanilmasi ,butun uretimlerin kaynagi olan projelerin hedeflere ulasmasi ve bunun en verimli bir bicimde yapilmasini saglayacaktir.

Bu calismada Proje Yonetimi ve Teknikleri en temel hatlariyla ele alinmistir.

2. PROJE KAVRAMI VE iCERiGi

2.1. Projenin Tanimi

Proje kavraminin cesitli tanimlari vardir. Ornegin Juran projeyi cozumu planlanip, cizelgelenmis bir sorun olarak tanimlamistir.Bu tanim bize projenin varolan bir problemi ortadan kaldirmaya yonelik cabalarin toplami oldugu sonucuna goturur. Problemin dogru tanimlanmasi projenin basarisini olumlu etkiler.Archibald tarafindan yapilmis bir baska tanim “Proje yeni bir urun ,yeni bir bina ,tesis,yeni bir sistem veya spesifik bazi sonuclarin elde edilmesi icin gerceklestirilmesi gereken toplam surectir” der.General Electric firmasi proje kavramini spesifik bir amacin elde edilmesi icin ,sinirli bir zaman araligi icin tanimlanmis faaliyetler olarak tanimlamis ve projenin bir defaya mahsus olarak yapildigini vurgulamistir.

Bir projede , insan ve insan disi kaynaklar, baslangici ve sonu belirli bir amac icin bir organizasyon cercevesinde bir araya getirilir.Proje sonunda ise bu kaynaklar baska yerlere tahsis edilir.

Butun bu tanimlardan cikarilacak sonuc , projenin bir ihtiyaca cevap verdigi ,bir amaca yonelik oldugu , yalnizca bir tek defalik yapildigi ,baslama ve bitis tarihlerinin belli oldugu ,bir organizasyon yapisi icinde gerceklestigi ve kaynak tukettigidir.

Tarihin ilk caglarindan beri cesitli tiplerde projeler gerceklestirilmistir. Bunlara ornek olarak Misir’in sulama kanallari ve piramitleri gosterilebilir. Bizde de mimari yapilar (Mesela camiler , koskler vs...) buna ornek verilebilir. Bu yapitlarla ilgili proje yonetimi bilgileri ise korunmamis ve bu faaliyetlerin sayica az olmalari sebebiyle , Proje Yonetimi’nin bir disiplin olarak gelismesi ancak II. Dunya Savasi’ndan sonra mumkun olmustur. Ozellikle bu savastan sonra ozel girisimciligin gelismesi , devletlerin kendi ulkelerinden buyuk hacimli isler yapmak icin toplayabilecekleri paranin, Demokrasi ve Cumhuriyet ,birey haklari ve vatandaslik kavramlarinin bu projeleri gerceklestirebilecek kuvvetteki ulkelerde yerlesmesi nedeniyle, sinirli olmak zorunda kalmasi , projeleri sinirli olmak ,ekonomik olmak , yararli olmak ve belirli maliyet ,zaman ve amac kisitlamalari icinde olmak zorunda birakmistir.

Projenin bir defalik ve karmasik olmasi, gerekli islemler, program ve kaynaklarin dagitimini kapsayan esgudumlu bir plan gerektirir.

2.2.Proje Yonetimi

Proje yonetimi proje faaliyetlerinin proje hedeflerine ulasmak icin planlanmasi , cizelgelenmesi ve kontroludur. Bu faaliyetler gerceklestirilirken performans, maliyet ,zaman sinirlamalari icinde kalmak ve proje buyuklugunun kabul edilebilir sinirlar icerisinde tutulmasi zorunluluklari vardir.

Proje ile ilgili baslica dort adet degisken tanimlanmistir;

Performans: Projenin amaclari ne olcude ve ne nitelikte gerceklestirdiginin bir olcusudur.

Maliyet: Maliyet fiyat ile karistirilmamalidir. Fiyatlandirma bir sirket politikasidir. Maliyette onemli olan urunun ne kadar harcama yapilarak uretilebileceginin hesaplanmasidir faaliyet ayrilmis is yapisi, kaynak verileri, faaliyet suresi tahminleri, tecrube ve hesap grafikleri kaynak alinir. Sektorel alanlarda yillik olarak cikarilan birim fiyat kataloglari da onemli maliyet hesabi kaynaklandir. Bilgisayarlarin da kullanilarak bu kaynaklarin degerlendirilmesi ile maliyet tahminleri elde edilir (Chapman ve Ward,1997).

Cizelge veya Zaman: Projenin ne zaman tamamlanacagi ve hangi faaliyetlerin ne zaman yapilacagini belirtir.

Proje Olcegi veya Buyuklugu: Proje buyuklugu , onceden tespit edilememis,gozden kacmis bazi gereksinimlerin projenin icra safhasinda ortaya cikmasiyla iyice artabilir ,bu goz onunde tutularak , planlama safhasinda proje ayrintilariyla belirlenmeli ve musteriyle veya projeyi isteyen kisilerle bu buyumenin ne kadar olabilecegi ve hangi sinirdan sonra projenin terk edilecegi belirlenmelidir.

Bu dort degiskenin birbirleriyle iliskileri su formulle belirlenir;

Maliyet = f (P,Z,O)

Bu denklemin belirttigi gercek maliyetin , performans ,zaman ve olcegin bir fonksiyonu oldugudur. Performans ve olcek buyudukce maliyet genelde artar.

Yine bir kural olarak projenin tamamlanma zamani belirli bir optimum sureyi gectigi zaman ,maliyet artar bunun sebebi su sekilde aciklanmistir; Butun projelerin ,bu arada ozellikle yatirim projelerinde yatirimin tutari ve yatirimin isletmeye acilma veya proje sonuclarinin elde edilme tarihi kesin olarak belirtilir. Eger,yatirim, onceden belirtilen tarihte isletmeye acilamazsa, projede ongorulen butun hesaplar gecerliligini buyuk olcude yitirir. Her seyden once, projede gosterilen satis gelirleri zamaninda elde edilemeyecegi icin, finansal tablolarin dengesi bozulur. Borclari ve isletme giderlerini karsilamak icin baska ek finansman kaynaklari bulma zorunlulugu dogar. Boyle bir durum yeni finansman masraflarina yol acar. Diger taraftan, projede ongorulen yatirim tutari, belirli bir sure icin gecerlidir. Projenin isletmeye acilma suresi uzadikca, yatirim mallarinin fiyati artabilir, ithalat kosullari degisebilir, yapilan yatirim harcamalarinin bos bekleme suresi uzayacagi icin, alternatif maliyetleri buyuk tutarlara ulasabilir. Bunun disinda projeye yatirildigi halde kullanima alinmayan sermaye tutarinin en az banka faizi kadar gorunmeyen bir maliyeti de vardir .

Ote yandan projelerin ongorulenden daha kisa zamanda bitirilmeye calisilmasi da maliyetleri arttirir. Eger bu sure kisaltilmaya kalkilirsa , genelde calisanlarin asiri calismasi gerekir ; bu durumda iscilik saati basina uretim miktari- iscilik produktivitesi- genelde duser ,ayrica calisanlara mesai ucreti odenmek zorunda kalinir. Bunlardan baska ilave insan disi kaynaklarin faaliyetlere tahsisi ve asil kaynaklarin da kaydirilmasi gerekir. ilave kaynaklarin ve kaynak kaydirilmasinin maliyeti yuksektir ,ayrica kaynak kullanim orani da duseceginden birim kaynak maliyeti de artmis olur.

Yatirim projelerinin, projede ongorulen yatirim tutarini asmadan suresi icinde, performans kriterlerini karsilayarak gerceklestirilmesi, bu konuda deneyimli ve uzman yoneticilere ve bunlarin emrindeki ekiplere baglidir. Projelerin, iyi yonetilmemesi ya da proje yoneticilerinin yeteneksiz olmasi, bir taraftan zaman ve para kaybina, diger taraftan da birtakim teknik hatalara yol acar. Bu durum ise, aslinda iyi hazirlanmis karli bir projenin, iyi yonetilmeme nedeniyle ustunluklerini kaybetmesi anlamina gelir.

Gunumuzde, yapilacak isin niteligine gore yonetim sekilleri uce ayrilmaktadir. Bunlar, fonksiyonel, dengelenmis ve proje yonetimlerdir. Fonksiyonel yonetim endustriyel bir tesiste duzenli uretim, hizmet sektorunde bankacilik veya sigortacilik gibi, biri birini takip eden rutin islerin gerceklestirildigi alanlardir. Proje yonetiminde kapsamli bir urunun bir kerelik uretimi icin hazirlanmis organizasyon soz konusudur. Dengelenmis yonetimde ise fonksiyonel calisan yoneticilerin basina projeden sorumlu bir birim getirilir ve proje yoneticisi sorumlulugu ile yetkisi altinda fonksiyonel yoneticiler calisir. Fonksiyonel yonetimin disiplinli bir yapisi vardir. Buna karsin proje butunlugu zayiftir. Proje yonetimi, kisisel ozelliklerin on plana ciktigi reaksiyon suresi hizli bir yapidir.

2.3.Proje Organizasyonu Ve Kontrolu

Bir projeye baslanabilmesi icin ust yonetimin buna gerek gormesi ve kaynak ayirmasi zorunluluk arz eder. Ancak bundan sonra isgucu teminine gidilebilir, proje yonetim grubu olusturulabilir ve proje kaynak tahsisi gerceklestirilebilir.

Proje grubu; proje yoneticisi, tam gun gorevliler ve zamanini normal hat gorevleri ile proje uzerinde paylastiran gorevlilerden olusur. Proje yoneticisinin proje amaclarini anlayacak ve bunlara ulasacak teknik bilgi ile yonetsel beceriye sahip olmasi gerekir. Yonetici, ust yonetim tarafindan kendisine verilen projeyi tamamlama sorumluluk ve otoritesi ile hareket eder. Proje organizasyonu da, isletmenin cesitli fonksiyonlarindan personel olarak kullanan bir secme organizasyon niteligindedir. Proje gruplari, projenin tamamlanmasindan sonra ya baska projelere ya da hat gorevlere kaydirilirlar.

Planlama, organize etme, denetleme, koordine etme ve gudulmeme gibi yonetsel surecler goz onune alindiginda, proje yonetiminin esaslari genel yonetim esaslarina paralel bir durum arz etmektedir. Proje yoneticileri faaliyetleri planlamak, programlamak ( cesitli olasi cevre kosullarina gore alternatif hareket tarzlari belirlemek, faaliyetler veya bolumler arasindaki iliskiler uzerinde durmak ) ve proje faaliyetleri tamamlandikca kontrol etmek zorundadirlar.

Herhangi bir proje yonetimi, birbirleri ile ilgili bir kac faaliyetin sinirli olanaklarda planlama, koordinasyon ve kontrolunu gerektirir. Bu sinirli olanaklar, insanlar, makinalar, para ve zamandir. Bundan baska proje yonetimi, baslangicta olusturulan, bundaki herhangi bir degisikligin plana dahil edilmesini ve bu degisikligin etkisinin hemen bilinmesini gerektirir. Bu nedenle yoneticiler, en iyi olacak sekilde sadece plan ve listelemeye dayanmaya mecburdurlar. Bu ise, dinamik kosullardaki degisikligin ani etkilerini yeterli olcude karsilayamayabilecek ve plan ve listelemede uygun degisikliklerin yapilmasini gerektirecektir. Cesitli sirket ve proje organizasyonu turlerine , Projenin Yapilandirilmasi bolumunde ayrintili olarak deginilecektir.

2.4.Projede Risk Ve Belirsizlik

Proje yonetiminde en buyuk problemlerden biri , risk kaynagi olarak yuksek miktarlarda belirsizligin mevcut olmasidir. Risk butun projelerde mevcuttur. Fazla da karamsarliga da dusmeden yanlis gidebilecek her seyin yanlis gidecegini varsaymak akillica olur. Belirsizligin temel kaynaklari yetersiz ve gecersiz bilgi ,bilesen ve alt sistemlerin performanslarinda sansa bagli degisimler gorulmesi ve daha onceden tecrube eksikligine dayali tahmin edebilme yetersizligidir.Spesifik olarak uc cesit belirsizlik oldugu kabul edilir:

Cizelgelemede belirsizlik: Proje cevresinde meydana gelen ,daha onceden tahmini mumkun olmayan degisimler, bazi faaliyetlerin suresi uzerinde olumsuz etkilerde bulunabilirler. Ornegin bir taseronun isi tamamlama suresi uzayabilir ,bu butun sistemi etkiler. Bu etkiyle basa cikmak icin olasilik hesaplari ve simulasyon kullanilir.

Maliyetlerde belirsizlik: Faaliyetlerin sureleri hakkinda sinirli bilginin mevcut olmasi onlari tamamlamak icin gerekli kaynaklarin miktarinin belirlenmesini zorlastirir. Bu maliyetlerde belirsizlik anlamina gelir. ilaveten kaynaklarin beklenen kullanim orani ve proje icin gerekli malzemelerin fiyatlari buyuk derecelerde degiskenlik gosterir.

Teknolojik Belirsizlik: Bu cesit belirsizlik yeni ( henuz test edilip onaylanmamis) metotlarin,ekipmanlarin, teknolojilerin ve sistemlerin gelistirildigi veya kullanildigi projelerde ozellikle Arastirma-Gelistirme projelerinde gorulur. Teknolojik belirsizlikler cizelgeyi,maliyetleri ve projenin nihai basarisini etkiler. Benzer teknolojilerin ayni proje icinde kullanilmasi da belirsizlige yol acar.

2.5.Proje Kanunlari

American Production and Inventory Control Society (Amerikan ?retim ve Envanter Kontrolu Toplulugu) uyesi bir uzman olan Parkinson proje yonetimindeki belirsizlikten kaynaklanabilecek olumsuz sonuclari asagidaki proje kanunlari seklinde ozetlemistir;

1. Hicbir proje zamaninda , ongorulen butce icinde ve ilk baslanan elemanlarla tamamlanamaz.

2. Projeler %90 lari tamamlanincaya kadar hizla ilerler sonra da sonsuza kadar % 90 tamamlanmis olarak kalirlar.

3. Bulanik proje hedefleri belirlemenin iyi yani , sizin maliyetleri yanlis tahmin etme utancindan korumalaridir.

4. isler iyi gidiyorsa muhakkak ters gideceklerdir.

5. isler daha kotusu olamayacak durumdaysalar daha da kotu olacaklardir.

6. Eger isler iyi gidiyor gibi goruluyorsa ,bir seyler gozden kacmistir.

7. Eger proje iceriginin degismesine izin verilirse degisim orani ilerleme oranini gececektir.

8. Hicbir sistem tamamen hatasiz degildir. Bir sistemi kusursuzlastirmaya calismanin sonu, kacinilmaz olarak yeni ve bulunmasi daha zor hatalarin olusmasidir.

9. Kotu planlanmis bir projenin tamamlanmasi beklenenin uc kati zaman alirken dikkatlice planlanmis bir projeyi tamamlamak beklenenin sadece iki kati kadar zaman alir.

10.Proje ekipleri raporlamayi ihmal ederler cunku aksi takdirde ilerleme eksiklikleri ortaya cikacaktir.

3.PROJE YONETiMiNDE iNSAN KAYNAKLARININ ROL?

Projede yer alan butun faaliyetler insanlar tarafindan insanlar icin yapilacaktir. Yalnizca bir tek kisinin butun faaliyetleri yonetmesi de soz konusu olamayacagindan islerin delege edilmesi zorunlulugu vardir ,bu acidan bakildiginda proje yonetiminin aslinda projeye katilan kisilerin yonetimi oldugu soylenebilir. Burada kisitli bir sekilde projenin insan kaynaklarinin yonetiminde etkili olan bazi temel kavramlar incelenecektir.

3.1.Proje Yoneticisi

Butun islerde oldugu gibi bir projede de onu yonetecek bir basa (figure head) ihtiyac vardir.

ilgili bilgilerin elde edilmesi zorlugu , ve daha once yapilmamis islerle birlikte belirsizligin proje dogasina hakim olmasi proje yonetimini , bilim ,sanat ve mantiksal dusunmenin bir bileseni haline getirmektedir.

Bir proje yoneticisinin projenin butununu kavrayisini kaybetmeden ne kadar kucuk olduklarina bakmadan kritik ayrintilara da dikkat etmek zorunda olmasi proje yonetimini iyiden iyiye zorlastirir. Proje yoneticisi her kararinda projenin degisik yanlarinin birbirlerine etkilerini dusunmek zorundadir, ornegin “Butce ilerlemeye gore ne kadar onemli?” sorusu sik karsilasilan bir sorudur.

Amerikan Project Management Instute ,proje yoneticisinin alti fonksiyonunu soyle tanimlamistir;

1. Hedefleri ve yapilacak isleri yeteri kadar ayrintili bir sekilde ,anlamayi ve duzeltici faaliyetlere girismeye imkan vermek icin belirleyip , proje olcegini yonetmek.

2. Projeye dahil olan insan kaynaklarini yonetmek

3. Projeye dahil olan cesitli taraflar arasinda bilgi akisini saglamak ve projeyi cizelge dahilinde yurutmek icin yeterli bilgiye sahip olmak , iletisimi yonetmek

4. Zamani , planlama ve cizelgeleme ile yonetmek

5. Projenin sonuclarinin tatmin edici olmasi icin kaliteyi yonetmek

6. Projenin en dusuk maliyetle ve butce icinde bitirilmesi icin maliyetleri yonetmek

Bu gorevleri yerine getirmek icin proje yoneticisinin bazi ozellikleri olmalidir; Kendisi yapilan isi genel olarak bilmelidir , munazara ve ikna kabiliyeti yuksek olmalidir.

Proje yoneticisi genelde yuksek baski ve stres altinda olacaktir. Sik sik degisen onceliklerle ve cikarlari zit insanlarla, butceyi asan maliyetlerle ,cizelge ve yapilan isle basa cikmak zorunda kalacaktir.

Bunlarin ustesinden gelmek icin ,isi sevmeye , teknik bilgi ve beceriye ,analitik zekaya ve sabra ,insanlari dengeleme yeteneklerine ve liderlik ozelliklerine sahip olmak zorundadir. Kisaca yonetici icin su ozellikleri siralayabiliriz;

1. iletisim yetenekleri

2. Tartisma ve ikna etme yetenekleri

3. Liderlik yetenekleri (Hedef belirleme ve astlarini organizasyon istikamette sevketme)

4. insanlarla kuvveti iliskiler kurma ve bunlari yurutebilme yetenegi          

5. Pazarlama ,mukavele yapma ,musterilerle iliski yetenegi

6. Kaynak yonetimi

7. Teknik bilgi ve beceriler

8. Butceleme ve maliyet yonetimi yetenekleri

9. Cizelgeleme ve zaman yonetimi becerileri.

3.2.Motivasyon

Motivasyon , bir insana bir isi yaptiran veya onu o isi yapmaya tesvik eden icsel kuvvettir. Yonetimin gorevi , is ortamini ve insanlari , bireyin proje amaclarina ulasmak icin kendi kendini motive etmesini saglamaktir. Bu konuda cok bilinen Maslow’un motivasyon , McGregor’un X ve Y ,Herzberg’in Motivasyon ve Hijyen Teorileri , motivasyon yonetimi icin yardimci olabilir .

3.3.Proje Takimi

Yeni teknolojilerin gelismesi ve projelerin artan karmasikligi cok farkli disiplinlerden kisilerin bir arada calismasi zorunlulugunu getirmistir. Bir takim ortak bir amaci gerceklestirmek icin bir araya gelmis bireyler olarak tanimlanabilir.

Takim calismasi bireyleri ,bireyselliklerini kaybetmeden , daha uretken olmaya sevk etmelidir. Bireyler bir arada calistiklarinda , kendi baslarina oldugundan daha verimli olurlar .

Takim olustururken uyelerin amaclari ile proje amaclarinin paralel olmasi saglanmalidir.

3.4.Diger Faktorler

Proje yonetiminde insan kaynagiyla ilgili baslica diger faktorler kisiler arasi olumlu iliskilerin ve iletisimin saglanmasi , catismalarin projeye zarar vermeyecek sekilde cozulmesi veya ertelenmesi , tartisma ve pazarlik yonetimidir.

4.BiR PROJENiN BAÃ?ARISINA ETKi EDEN FAKTORLER

Proje yonetiminde bir dizi gorev ayni anda yapilacaktir. Butun duzeylerde kaynak kullanimi, cizelge ayarlama ,butceleme ,organizasyonel iletisim ,teknik problemler ve insan iliskilerini ilgilendiren kararlar verilecektir. Stratejik,taktik, operasyonel temel konular belirlenmeli ve proje yoneticisinin kritik olanlarin uzerine odaklanmasi icin islere oncelikler atanmalidir. Tabii ki neyin kritik oldugu , projeye ve projenin hangi safhasinda bulunulduguna gore degisecektir.

Bu konuyla ilgili calismalar yapan Pinto ve Slevin projenin basarisina en fazla etki yapan 10 faktoru su sekilde belirlemislerdir;

Proje amac ve hedefleri: Proje amaclarinin iyi tanimlanmis ve anlasilmis olmasi planlama ve uygulamanin temelini olusturur. Hedefleri ve degerlendirmede kullanilan performans olculerini anlamak cabalarin koordinasyonu ve organizasyonun destegini temin etmek icin sarttir. Proje omrunun kavramsal tasarim safhasindan itibaren proje ile ulasilmak istenen yer ,misyon ,tanimlanmali ve takim uyelerine ,taseron ve diger katilimcilara anlatilmalidir.

?st Yonetimin Destegi: isletme icinde mevcut kaynaklari kullanmak icin daima bir rekabet vardir. Proje surecinde var olan yuksek belirsizlik orani projeyi bu yarisin disinda birakabilir. ?st yonetimin projeye katilimi , projenin amac ve onemini anlamalarina yardimci olur. Bu farkindalik , eger destege tahvil edilebilirse , krizler ve catismalar meydana geldiginde , belirsizlik krizleri ortaya ciktiginda cok degerli olabilir. Bu yuzden , proje yonetimi ve ust yonetim arasindaki devamli ,siki iletisim projenin basarisi icin sarttir.

Proje Planlamasi: Proje amac,hedef ve performans olculerinin calisabilir( fizibil) bir plana donusturulmesi kavramsal tasarim ve uretim safhasi arasindaki bagdir. Projenin butun yonlerini –teknik , finansal, cizelgelemeye ,iletisime ve kontrole ait-,kapsayan ayrintili bir plan projenin uygulanmasinin temelidir. Planlama icra surecinin baslamasiyla son bulmaz cunku uygulama sirasinda meydana gelen sapmalar bir donemden digerine yeniden planlamayi ve guncellestirmeyi gerekli kilar. Planlama , degisen hedefleri, ve performansi sonuclarla iliskilendiren dinamik ve devamli bir surectir.

Musteriye Danisma: Projenin son kullanicisi ,basarisinin gercek yargicidir. Teknik spesifikasyonlara uygun ,zamaninda ve butce icinde tamamlanmis bir proje fakat kullanilmayan pek cok proje vardir. Projenin kavramsal planlama safhasinda , amaci belirlemek ve hedefleri tespit etmek icin musterinin istekleri temel alinir.. Daha sonraki safhalarda da musteriye danismak , hedefleri performansa cevirme surecinde yapilan hatalari azaltacaktir. Degisen ihtiyac ve kosullara bagli olarak , musterinin isteklerini belirten amac bildirgesi planlama ve uygulama safhalarinda gecerliligini surdurmeyebilir.

Personel ile ilgili konular: Teknik hedeflere ,cizelge ve butce kisitlarini ihlal etmeden , musterinin de tatminini saglayarak ulasmak komple bir basaridir. Eger takim uyelerinin kendi aralarinda, takim uyeleri ile musteri arasinda , takim uyeleri ile sirketteki diger personel arasindaki iliskiler zayif ve moraller dusukse projenin basarisi kuskulu olur. iyi motive olmus ,projeye bagli takim uyeleri , ve musterilerle iyi iliskiler proje basarisinin anahtarlaridir.

Teknik Konular: Projenin teknik yonlerini anlamak ve takim uyelerinin gerekli yeteneklere sahip olduklarindan emin olmak proje yoneticisinin sorumluluklarindandir. Uygun olmayan teknolojiler ve teknik yetersizlikler, maliyetler ,cizelge, gerceklesen performansi ve moral basta olmak uzere projenin butun yonlerini olumsuz etkileyebilir.

Musteri Kabulu: Proje omru suresince devamli olarak musteriye danismak, kullanici kabulune bagli basari olasiligini arttirir. Projenin sonlarina dogru musteri projenin sonuclarini yargilar ve kabul edilir olup olmadigini belirler. Bu asamada reddedilen proje bir basarisizlik olarak kabul edilmelidir.

Proje Kontrolu: Gerceklesen ilerlemeyle ilgili surekli bilgi akisinin olmasi proje yoneticisinin belirsizliklerle bas edebilmesini saglayacak bir geri-besleme mekanizmasidir. Gerceklesen ilerlemeyi planla karsilastirmakla sapmalar belirlenir ,problemler onceden tespit edilir, ve duzeltici hareketler yapilabilir. Cizelge ve teknik alanlarda umulandan az bir basari ve maliyetlerdeki sapmalarin erkenden tespit edilmesi , yoneticilere onemli konular uzerinde odaklanma imkani verir. Planlar guncellestirilebilir veya projeyi cizelge icinde tutmak icin kismi olarak degistirilebilirler(Akmut,1976).

iletisim: Her bir proje safhasinda katilanlar arsindaki iyi bir koordinasyon kurulmasi surekli bir bilgi degisimini gerektirir. Genelde ,eger otorite hatlari eger iyi tanimlanmissa , proje takimi icindeki , ve organizasyonun diger kisimlari ile ve musteri ile iliskiler daha kolay olur. Projenin organizasyonel yapisi iletisim kanallarini ve kimin kime bilgi aktarmakla yukumlu oldugunu belirlemelidir. Buna ek olarak bu bilgilerin ne siklikla uretilecegi ve aktarilacagini da gostermelidir. Resmi , yazili iletisim kanallari , olumlu calisma ortami neticesi ortaya cikan gayri resmi iletisim kanallari ile birlikte projenin basarisina olumlu katki yapar.

Problem giderme: Kontrol sistemi problemli alanlari tanimlamak ve eger mumkunse izini organizasyonun iclerine kadar takip etmek icin tasarlanir. Belirsizlik her zaman mevcut oldugundan elde bir acil durum , hatta felâket planinin bulunmasi yerinde olur. Problemlerin cozumu icin onceden hazirlanmis planlarin ve prosedurlerin bulunmasi , problemler gercekten ortaya ciktiginda onlari cozmek icin harcanacak cabayi azaltacaktir.